case study: festival Voorjaarsgeluiden


Het loopt allemaal niet zo soepel bij de startende organisatie van een festival.
Wat is de beste manier van ingrijpen?  

Case Study
“Het festival Voorjaarsgeluiden”
samengesteld door Peter Bosma
Update maart 2011
 
Achtergrond
Stel: je hebt sinds enkele maanden een jaarcontract als directeur van het Muziekfestival Voorjaarsgeluiden. De ambitie is om hiervan een jaarlijks evenement te maken in de stadsschouwburg van een middelgrote stad, op het weekend rond 21 maart, het begin van de lente. De eerste, driedaagse editie organiseerde je vorig jaar geheel zelfstandig, als voortzetting van je stage bij de stadsschouwburg. Een aanvraag voor een startsubsidie bij de gemeente en een projectsubsidie bij het Prins Bernhard Fonds werd gehonoreerd, zodat je nu full time aan de slag kunt.
De eerste editie was een redelijk succesvolle ‘pilot’, met 1240 bezoekers, al gebiedt de eerlijkheid te zeggen dat alleen het concert van de muziekschoolkinderen geheel uitverkocht was (de plaatselijke pers kopte: “een nieuwe lente, een oud geluid”). Het is nu begin februari, de tweede editie van dit festival nadert dus met rasse schreden.
Dit jaar verwacht je veel van je idee “Het Lente-offer”: een avond met eerst de Sacre du Printemps van Stravinsky door twee pianisten, gevolgd door het optreden van een Salsa-formatie. Hier moet nog veel voor geregeld worden: een sterk persbericht opstellen, wervende foto’s laten maken van Salsa-dansers met representatief uiterlijk, herziening van het sponsorcontract (de pianisten weigeren op een Yamaha te spelen) en eigenlijk moeten de scholen nog bestookt worden met een lesbrief.
De gemeente financiert het festival op ad hoc-basis uit een pot Speciale Voorzieningen. Je streeft naar structurele financiering door de gemeente. Die wil dit slechts in overweging nemen op basis van een strategisch plan van jouw hand. Een strategisch plan bevat onder andere een analyse van de sterke en zwakke punten van een organisatie en de kansen en bedreigingen, waarmee zij te maken krijgt. Het is dus zaak om de sterke en zwakke punten van deze jonge organisatie op papier te krijgen...
 
Beschikbare gegevens
De definitieve (positieve) beslissing over de subsidietoekenning van dit jaar viel enkele maanden geleden (met als gevolg dat je weinig vrienden hebt bij de even ambitieuze als armlastige stichting Zomerwende Bende). Op je begroting staat een aanzienlijk bedrag voor zaalhuur (de capaciteit van de zaal is 550 stoelen), dit bedrag wordt weggekruist als financiële bijdrage van de stadsschouwburg. Je krijgt van hen een gespecificeerde rekening voor de loonkosten van de extra uren die besteed zijn door het secretariaat, de kassaploeg, de administratie en de theatertechnici.
Je festivalteam bestaat verder uit een part-time publiciteitsmedewerker (0,4 fte). Ze is vorig jaar afgestudeerd bij Entertainment Management van de Hogeschool Rotterdam, ze had het in haar sollicitatiegesprek over achterwaartse marketing en doelgroepenbenadering. Je verwacht veel van haar, maar ze is net doodmoe terug van een tijdelijk baantje bij het International Film Festival Rotterdam en ze klaagt vooral dat je te laat bent met programmagegevens (“de deadlines voor de glossies zijn al verstreken”).
Sinds januari loopt er een stagair rond, afkomstig van de HBO-opleiding Vrijetijdsmanagement. Haar opdracht is educatie, maar tot nog toe heeft ze slechts het algemeen persbericht naar scholen gestuurd en ze assisteert momenteel vooral het secretariaat van de stadsschouwburg. Haar docent deed hierover namens haar al zijn beklag bij jou.
 
Enkele acute problemen
  1. De theatertechnici waren uiterst negatief in hun evaluatie van de eerste editie. Ze vinden het bijvoorbeeld onaanvaardbaar dat ze moeten werken tussen 17.00 en 19.00 uur: dat is hun etenstijd. Precies het moment waarop musici willen repeteren en waarop de lokale omroep een sound-check wil doen. Het Hoofd Techniek wijst je er fijntjes op dat hij een rooster lang van tevoren maakt, en dat zijn ploeg krap in hun uren zit. Overuren zijn meer regel dan uitzondering. Verder missen de technici een degelijk lichtplan, dat ze vier weken van tevoren willen hebben. Vorig jaar hebben ze moeten improviseren: “vaak hebben we het licht pas vijf minuten voor aanvang van de voorstelling erin kunnen hangen”. Tevens is het voorgekomen dat de toeloop groter was dan de zaalcapaciteit en dat er stoelen bij werden gezet. Dit is een ontoelaatbare overtreding van de brandweervoorschriften.
  2. Het secretariaat wordt gek van alle telefoontjes voor jou, terwijl je nooit op je plek zit en nooit zegt waar je bent. Vorig jaar heb je een paar keer een grote mailing van 2000 adressen op het laatste nippertje ingeleverd. Hun normale werk moesten ze stilleggen, wat veel stress en achterstand opleverde. Ze zijn niet bereid een herhaling van deze toestanden te gedogen.
  3. De administratie klaagt dat je de contracten met de musici en de overige financiële afspraken onvolledig aan hen doorgeeft. Een paar leveranciers stonden vorig jaar bijvoorbeeld plotseling in het kantoor, met een verzoek tot contante afrekening, en daar was niets van bekend. Bovendien heb je gebruik gemaakt van enkele vrijwilligers. Helemaal uit den boze: “meneer, we zijn hier een professionele organisatie”.
  4. De kassaploeg klaagt dat de reserveringen slecht geregeld zijn. Met name het concert door de muziekschool vorig jaar was een ramp. Gillende ouders die verontwaardigd stelden dat ze recht hadden op vier vrijkaarten, wat niet terecht bleek te zijn. Daarnaast was sprake van een chaotische gastenlijst die niet op alfabet stond en onvolledig was, met lange zoektijden en veel ergernis tot gevolg.
  5. De schoonmakers klagen dat er vorig jaar een schoolvoorstelling was geprogrammeerd om 10.00 uur, waar ze niks van afwisten. De foyer en de toiletten waren toen nog niet klaar. Als het theater om 10.00 open gaat voor publiek, moeten ze om 5.00 uur beginnen. Daar hebben ze geen zin in. Bovendien waren verleden jaar na het schoolconcert de stoelen besmeurd met kauwgom.
  6. De bedrijfsleider, verantwoordelijk voor horeca & garderobe, heeft een rigide planning van het werkrooster: elke avond zet hij steevast vier medewerkers neer. Tijdens het festival vorig jaar was er soms sprake van ernstige onderbezetting, soms van overcapaciteit. Het befaamde muziekschoolconcert liep ook op dit front fout: een uitverkochte zaal, waarvan de helft in de pauze hun jas terug wilde hebben en de andere helft binnen vijf minuten koffie moest hebben (de pauzetijd was veel te kort gepland). De dames van het buffet willen een oplossing. Ze hadden de problemen van tevoren zien aankomen, maar er werd (voor de zoveelste keer) niet naar hen geluisterd. “Meneer, bent u ook zo’n type die er voor doorgeleerd heeft?”.
  7. Vorig jaar had je tijdens de avond van het concert dankzij de muziekschool plotseling de beschikking over twaalf vrijwilligers, “jong volwassenen” tussen de 14 en 18 jaar. Je wist niet dat ze beschikbaar waren en je wist niet goed wat je met ze moest doen. Een moederlijke garderobe-medewerkster heeft ze toen ingeschakeld bij het kaartjes scheuren, maar ze liepen in feite verloren rond.
  8. Vorig jaar bedacht je op het laatste moment dat het op de weekend-avonden aardig zou zijn als er iets te eten was in de foyer. De bar voorziet normaal gesproken alleen in tosti’s en pinda’s, dus je was blij dat vrienden van je ouders bereid waren van huis uit te werken. De tafels stonden vol met schalen pasta-salade, goede kazen, brood en fruit. Achter de schermen liep het echter stroef: er was te weinig servies en bestek, en de omzet was laag: veel eten moest worden weggegooid. Dit jaar wil je weer een buffet voor het publiek aanrichten, maar de mensen van vorig jaar hebben geen zin meer.
  9. Door toeval kwam je op straat een vriendelijke musicoloog tegen waar je ooit een bijvak bij had gevolgd tijdens je studie. Deze wetenschapper was bereid tegen vriendentarief een lezing te geven over ‘Klassieke muziek met mythische proporties”. Hij had zijn zeer verzorgde Powerpoint op een laptop meegenomen, wat de nodige technische complicaties gaf. De theatertechnici hebben overgewerkt en alles liep perfect: een geweldige levendige lezing met veel illustraties in beeld en geluid, alleen was de zaal nagenoeg leeg.
  10. Vorig jaar gaf een vriend van je een VHS-tape met de voorstelling van de Sacre du Printemps van Pina Bausch (1975), getaped van televisie. Je was zo onder de indruk dat je in de foyer een lounge-hoekje had gemaakt met een monitor waarop deze tv-registratie te zien was. Je vriend reageerde boos omdat hij vond dat je Pina Bausch had gereduceerd tot ‘muzikaal behang’. De directeur van de schouwburg was ook ‘not amused’ want je had de vertoningsrechten niet geregeld voor deze openbare vertoning. Gelukkig stond het niet aangekondigd, maar dat betekende ook dat er bijna niemand notitie van had genomen. Slechts 1 man had de hele band ademloos uitgekeken. Volgens het barpersoneel betrof het hier een problematische vaste gast, die steeds gedoogd wordt omdat het een vroegere studiegenoot van het Hoofd Communicatie en Marketing betrof, maar die intern algemeen bekend staat als een alcoholist die aan het begin van de maand steevast te veel glazen rode wijn drinkt en dan onaangenaam kan worden. Op de betreffende avond (aan het eind van de maand) had hij zich overigens opvallend genoeg beperkt tot een glas kraanwater. 
  11. De OR is van mening dat alle schouwburg-medewerkers recht hebben op en festivalbonus, vanwege extra werkdruk. Volgens de OR verdient de schouwburg aan het festival en zien de medewerkers hier niets van terug en werken ze in feite als een soort veredelde vrijwilligers omdat ze alleen maar overuren opbouwen die op geen enkele manier gecompenseerd worden.
Kortom, het loopt allemaal niet zo soepel. Wat is de beste manier van ingrijpen zodat de tweede editie een soepel lopend evenement zal worden?
 
 
Opdrachten
 
1. Projectmanagement en strategische visie
Maak een analyse van de situatie:

Maak een concreet stappenplan:
 
2. Formatieplanning
Je festival heeft dringend bemensing nodig, maar je budget is beperkt. In de huidige begroting is 1,4 fte beschikbaar.
·  Beschrijf de belangrijkste functies die door jou zullen worden gecreëerd.
·  Welke functies zouden door werknemers van de schouwburg kunnen worden ingevuld? De schouwburg biedt hun personeel aan tegen een uurtarief (dat bestaat uit hun kostprijs 20%).
·  Voor welke functies neem je zelf mensen in dienst en voor hoe lang?
·  Voor welke functies neem je vrijwilligers aan?
·  Voor welke functies neem je stagairs aan?
·  Voor welke functies zoek je professionele freelancers?

De kwestie van financiering blijft hier buiten beschouwing, maar het kan geen kwaad gedachten te ontwikkelen over fondsenwerving: subsidie, sponsoring, mecenaat, recettes.